Welke zakelijke kosten vallen onder welke kostenpost?
In je administratie neem je zakelijke kosten op. In dit artikel lees je wat de Belastingdienst daaron verstaat.
Als je een Plus abonnement hebt, hoef jij ze alleen door te sturen en verwerken wij ze juist in The Bookie Webapp voor je.
Heb je een Basis abonnement? Dan lees je hier hoe je deze aan je administratie toevoegt. Om deze kosten te kunnen invoeren kies je een juiste kostenpost, ook wel rubriek. Aangezien het er zo veel zijn, hebben wij een voorselectie voor je gemaakt. Deze kostenposten kun je echter altijd op je eigen behoefte aanpassen. Hier lees je hoe je dat onder je administratie instellingen doet.
Geen bon, geen zakelijke uitgave (in de meeste gevallen)
Houd er wel rekening mee dat een afschrijving van de betaalde kosten niet voldoet. Indien je kosten gemaakt hebt, dien je net als bij (bijna) al je andere uitgaven een factuur of bon met de btw vermelding te hebben die aan je onderneming gericht is. Maak dus een foto van al je bonnen en verzamel je online facturen. Lees hier hoe je ze toevoegt.
Meest gebruikte rubrieken aka kostenposten
Diners en verteerkosten - 0%
Als je een opdrachtgever of (toekomstige) samenwerkingspartner ‘trakteert’ op ontbijt, lunch of koffie tellen deze kosten zakelijk mee. Officieel valt deze kostenpost onder Representatie. Privé correcties passen wij echter over het eind van het jaar toe. Dat betekent dat jij het gehele factuurbedrag invoert. Let wel op dat je hier NOOIT de btw (dus zet alles op 0%) doorvoert.
In je eentje koffie drinken, terwijl je ergens met je laptop aan het werk bent, zijn privé kosten. Deze bonnen mag je dus weggooien!
Indien het kosten zijn die je gemaakt hebt voor een evenement dat je organiseert dan kunnen het Inkoopkosten zijn (producten gekocht en bereid door een cateraar). Indien je een cateraar los inhuurt voor representatieve doeleinden dan mag je de btw niet aftrekken. Indien het inbegrepen is bij de prijs (locatie plus lunch) dan mag je de btw wel aftrekken.
Mobiele telefoon (abonnement 21% en/of aflossing telefoon 0%)
Download je factuur en controleer dat hier de btw op staat. Alleen dan mag je de btw opvoeren, oftewel aftrekken. Staat er geen btw op je factuur? Vraag deze dan aan bij je provider.
Heb je ook een toestel dat je afbetaalt? Lees dan deze FAQ. Je dient dan op een aparte boekregel de aflossing van je toestel aan te geven. Hier zit over het algemeen 0% op.
Huur - 0% of 21%
Dit betreft de huur van je werkruimte, studio of werkplaats. Hieronder valt ook opslag. Afhankelijk van de afspraken met je verhuurder is je huur wel of niet met btw belast. Controleer dus zelf of je huur vrijgesteld is van btw of dat je de 21% btw kunt terugvragen. Gebruikt je een werkruimte in je woning? Dan kom je in een zeer beperkt aantal gevallen in aanmerking voor kostenaftrek. In de meeste gevallen mag je de kosten van de werkruimte niet aftrekken. Test het hier zelf: https://www.belastingdienst.nl/rekenhulpen/werkruimte/
Indien er eenmalig een ruimte gehuurd wordt zijn het Overige inkoopkosten.
Inrichting werkruimte
Je mag alleen inrichting van je werkruimte als kosten opvoeren op het moment dat je echt een werkruimte huurt. Hieronder vallen bijvoorbeeld bureau’s, tafel, stoelen, planten e.d. Een werkrruimte thuis valt hier dus niet onder, tenzij het voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Doe deze tool om te checken of je ruimte thuis gezien wordt als werkruimte: https://www.belastingdienst.nl/rekenhulpen/werkruimte/
Kantoorbenodigdheden
Materialen voor op je werkplek (maar dit mag ook als je geen officiële werkruimte hebt): papier, pennen, etc.
Werkkleding
Kleding die uitsluitend voor werk gebruikt kan worden zoals verstevigde schoenen, of dat voorzien is van een bedrijfslogo van ten minste 70 cm2. Hier is de Belastingdienst erg streng in: koop je kleding die je privé ook gebruikt of zou kunnen gebruiken, dan moet je deze aanschaf helaas als privé zien.
Openbaar vervoer
Door een maand of kwartaal uitdraai van je mijnns.nl toe te voegen aan de uitgaven in Je Bookie App, heb je alles in een overzicht. Vergeet hier niet je persoonlijke reiskosten tussenuit te halen. Je kunt er ook voor kiezen om je reizen op te nemen in een kilometerregistratie. Door het aantal kilometers maal € 0,19 per kilometer op te voeren bij je uitgaven vervang je de treinkaartjes.
Auto
Vervoersmiddelen: aanschaf van vervoersmiddelen met een aanschafprijs groter dan €450,- excl. BTW.
Overige Autokosten
Hieronder vallen alle kosten die je maakt voor je zakelijke auto, zoals benzine, reparatiekosten, parkeerkosten en dergelijke. Heb je dergelijke kosten gemaakt, maar staat de auto niet op je zaak? Dan mag je deze uitgaven niet zakelijk opvoeren. Je werkt dan met een kilometerregistratie, zoals hieronder is uitgelegd.
Km-vergoeding privé vervoer - 0%
Als je zakelijk rijdt met een privé-auto, dan mag je geen losse kosten opvoeren (zoals benzine en parkeerkosten). Je mag wel € 0,19 cent per gereden kilometer je administratie opnemen. Lees wat de Belastingdienst zegt. Hierop zit 0% btw. Dat is een van de redenen waarom veel klanten dit aan het eind van het jaar bij hun uitgaven invoeren. Wel moet je de gereden kilometers bewijzen met een gedegen kilometerregistratie.
Werk door derden
Als je een andere zzp’er inhuurt voor een opdracht of je onderneming vallen de werkzaamheden onder deze rubriek, met andere woorden: als je een ander inhuurt om je voor een specifieke (vaak tijdelijke) klus te ondersteunen. Indien je een boekhouder inhuurt dan zijn het administratiekosten. Indien je een marketeer inhuurt dan valt het onder promotiekosten.
Bijscholing
Cursussen, trainingen, seminars en workshops. Maar de kosten zijn alleen aftrekbaar als je ze maakt om bestaande vakkennis op peil te houden. Als je de kosten maakt om nieuwe kennis (in een nieuw vakgebied) te verwerven, zijn de kosten niet aftrekbaar als zakelijke kosten.
Vakliteratuur 9% of 0%
Boeken en online bestanden die je nodig hebt voor de beoefening van je vak. In de meeste gevallen zit hier 9% btw op. Bij luisterboeken zoals Audible geldt een uitzondering en wordt 21% gerekend.
Software
Dit zijn bijvoorbeeld programma’s als Adobe, Final Cut etc. Let hier op dat de btw vaak verlegd is. Dit kun je aangeven bij de uitgave onder btw verlegging. Lees hier hoe btw verlegging werkt.
Bankkosten
Je bank brengt ook kosten in rekening. Op je uitdraai van het kwartaal of het jaar vind je deze terug. Ook op deze kosten zit geen btw.*
Administratiekosten
Dit zijn bijvoorbeeld de kosten van je Bookie. Deze facturen voor de maandelijkse, automatische afschrijvingen vind je in The Bookie Webapp onder je Account door naar de subtab Abonnementen te gaan. Lees hier hoe en waar. Hier kun je ook je abonnement aanpassen indien je jaaromzet verandert of veranderd is.
Juridische kosten
Kosten die je maakt in relatie tot je onderneming: advies, vertegenwoordiging, opstellen van contracten.
Verzekeringen algemeen
Hieronder vallen bijvoorbeeld je beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Deze kosten zijn vrijgesteld van btw. NB Assurantiebelasting is ook 21% maar niet aftrekbaar.*
Promotie
Eén van de eisen van de Belastingdienst om te onderzoeken of je ondernemer voor de inkomstenbelasting bent is de volgende:
U bent voor uw bestaan afhankelijk van opdrachtgevers. Om ondernemer te zijn, moet u zich voldoende kenbaar maken, bijvoorbeeld door reclame, een internetsite, een uithangbord of eigen briefpapier.
Dat betekent onder andere dat je jezelf zichtbaar in de markt moet zetten, dat je bereikbaar bent en laat zien dat je aan acquisitie werkt. Hieronder vallen printkosten maar ook Facebook Ads, stickers, posters, Google Ads, een flashmob etc.
Websitekosten
Dit zijn je serverkosten en gerelateerde uitgaven.
Website > €450
Dit zijn de kosten die je maakt voor het ontwerp en de bouw van een website. Kortom, de ontwikkeling van je website met een aanschafprijs groter dan €450,- excl. btw. Let hierbij wel op dat er pas sprake is van een investering wanneer de kosten voor de bouw en gebruiksrecht van de website eenmalig zijn en niet periodiek. In het laatste geval zou je namelijk geen fiscale eigenaar zijn van de website. Periodieke kosten zoals onderhoud, marketing en hosting vallen gewoon onder websitekosten en zijn zakelijk aftrekbaar.
Investeringen
Bedrijfsmiddelen die je nodig om je producten te kunnen maken of je diensten te kunnen verlenen. Aanschaf van bedrijfsmiddelen met een aanschafprijs van meer dan €450,- excl. BTW. Lees hier wat de Belastingdienst als investeringen ziet.
Soms kunnen meerdere kleine investeringen samen 1 bedrijfsmiddel vormen. Als je bijvoorbeeld voor je onderneming een computer koopt van € 350 met een toetsenbord van € 25, een beeldscherm van € 150 en een muis van € 15, dan vormt dit samen 1 bedrijfsmiddel van € 540. Dit kan van belang zijn voor de investeringsregelingen. Uiteindelijk bepaalt de Belastingdienst of de investeringen samen 1 bedrijfsmiddel vormen.
Als je de kostenpost Investeringen selecteert zorgen wij voor de juiste afschrijving.
Verzendkosten
Van postzegels tot de kosten op het versturen van een pakketje. Verzendkosten hebben vaak dezelfde btw als het product.
Kleine aanschaffingen
Inventaris
Inkoop producten
Inkoop van producten bestemd voor de verkoop.
Overige inkoopkosten
Overige inkoopkosten of directe kosten. Op het moment dat je een cursus organiseert en eenmalig een ruimte huurt (niet vaste huur, maar gerelateerd aan een project).
* Voor terugkerende, vaste en/of maandelijkse kosten ontvang je over het algemeen niet altijd een factuur. Dat betekent echter niet dat je ze niet kunt meenemen in de zakelijke kosten. In The Bookie Webapp noteer je wel de kosten, maar hoeft er dus geen factuur of bon bij te zitten indien je deze niet hebt.