Welke kosten mag ik in mijn administratie opnemen?
Zakelijke kosten volgens de belastingdienst
De Belastingdienst zegt het volgende over zakelijke kosten:
Van uw opbrengsten mag u zakelijke kosten aftrekken. Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar: de zakelijke kosten. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.
Lees hier de hele uitleg en toelichting van De Belasting.
Zakelijke kosten en rubrieken aka kostenposten toelichting
Een aantal kosten zijn duidelijk zakelijk. Naast reguliere kosten zijn er ook nog investeringen. Wil je weten wat de meest opgevoerde zakelijke kosten zijn? Bekijk dan deze FAQ. inclusief de juiste rubrieken of kostenposten.
inclusief tools voor kilometerregistratie, het hulpmiddel werkruimte thuis en de wijze van registreren.
Gedeeltelijk zakelijk en gedeeltelijk privé
In deze situaties is alleen het zakelijke gedeelte aftrekbaar. Bij veel kosten, zoals horecakosten en reiskosten, is het belangrijk dat je alleen de bonnen/facturen invoert die zakelijk zijn aangezien wij dat niet kunnen inschatten.
Privécorrecties over bijvoorbeeld mobiele telefoonkosten of lunch- en dinerkosten passen wij echter over het eind van het jaar toe. Dat betekent dat jij het gehele factuurbedrag invoert. Een veel gestelde vraag betreft diner- en verteerkosten, vandaar dat we de koffietjes in de horecagelegenheden in een apart artikel bespreken.
Zakelijk of privé?
Sommige kosten kunnen zowel zakelijk als privé zijn. Dit is vaak discutabel. Waar voor de ene ondernemer een Museumjaarkaart ondenkbaar is, zou deze voor een freelance docent kunstgeschiedenis een verklaarbare kostenpost kunnen zijn. Probeer bij de afweging of iets zakelijk is of niet de situatie te bezien vanuit het perspectief van de belastingcontroleur.
Voorbeelden van kosten die volgens de Belastingdienst zeker niet aftrekbaar zijn, zijn:
- het behalen van een diploma waarvan je buiten de onderneming in belangrijke mate profiteert (rijbewijs)
- kosten in verband met je gezondheid (pedicure, zorgverzekering)
- persoonlijke verzorging, bijvoorbeeld de uitgaven voor kleding en voor de kapper
Kosten die geen enkel zakelijk karakter hebben, kan je ook niet van de winst aftrekken.
Twijfel over zakelijke karakter kosten
Er zijn ontzettend veel verschillende zakelijke kosten. Of specifieke kosten zakelijk zijn verschilt ook per ondernemer. Om je iets meer duidelijkheid te geven hebben wij de volgende pagina gemaakt met voorbeelden van zakelijke kosten.
In 90% van de kosten is voor ons duidelijk of het karakter zakelijk is of niet. Houd in ieder geval in gedachten dat jou in het geval van een boekcontrole om uitleg gevraagd kan worden, ook over bonnen tot 7 jaar terug. Jij blijft in dit geval verantwoordelijk voor de uitleg.