Help > Extra info en partners > De Belastingdienst

Een goede administratie opzetten en bijhouden

Als je ondernemer bent, is het belangrijk een goede administratie op te zetten en bij te houden. Als ondernemer ben en blijf je altijd verantwoordelijk voor je eigen administratie. Zelfs als The Bookie je aangiftes verzorgt op basis vand de administratie die jij aanlevert, dien jij ten alle tijden inzicht, uitleg te kunnen verschaffen en draag jij de verantwoording. We helpen je daar met liefde bij, maar het is verstandig zelf ook op de hoogte te zijn. Dus daarom de volgende vraag: wat houdt dat precies in? 

Voor de Belastingdienst

De Belastingdienst geeft de voorkeur aan een digitale administratie. Met The Bookie Webapp kan je dit makkelijk opzetten en bijhouden. Voor de meeste dienstverlenende zzp'ers gelden in ieder geval de onderstaande 3 basis benodigdheden. Verkoop je ook producten en heb je een voorraad? Dan moet je ook een voorraadadministratie bijhouden. Heb je ook werknemers in dienst? Dan is een loonadministratie ook verplicht.

het grootboek

Een grootboek is de verzameling van alle grootboekrekeningen, die weer bestaat uit een verzameling van gelijke inkomsten- of uitgavenposten. Wij gebruiken geen grootboeken, maar rubrieken, ook wel kostenposten. Iedere uitgave die je invoert koppel je een van deze rubrieken. In de jaarstukken vermelden wij een aantal verplichte grootboeken, die wij opstellen met de juiste kostenposten. Zo wordt het makkelijker voor jou en voldoet het alsnog aan de eisen van de Belastingdienst.

de in- en verkoopadministratie

Je in- en verkoopadministratie bestaat uit jouw verkoopfacturen en inkoopfacturen aka de bonnen en facturen van je zakelijke uitgaven, gekoppeld aan de rubrieken. In The Bookie Webapp worden verkoopfacturen automatisch bij het aanmaken van de facturen gekoppeld aan grootboekrekeningen. Aangezien wij de aard van je inkoop/uitgave niet kennen, moet je de inkoopfacturen altijd handmatig koppelen aan een rubriek. Zodra je dit een keer gedaan hebt, vraagt The Bookie Webapp je wel of je wilt dat de app deze koppeling tussen contact en rubriek onthoudt als favoriet.

de debiteuren- en crediteurenadministratie

Dit is een overzicht van de openstaande en ontvangen inkomsten en uitgaven. Kortom, de status van jouw debiteuren (jouw klanten, die jou moeten betalen) en crediteuren (jouw leveranciers die jij moet betalen). In The Bookie Webapp zie je die op je Dashboard. Daarnaast kan je per klant en leverancier de status bekijken via de zoekfunctie. Lees hier hoe dat werkt. 

Deze basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven.

Uw administratie vormt de basis van uw aangiften. Wij moeten deze aangiften snel en goed kunnen controleren. Als uw administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben. Wij zullen dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het niet eens bent met die berekening, dan zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet 'omkering van bewijslast'.

Eigen belang

Een overzichtelijke en complete administratie is niet alleen wettelijk verplicht helpt je ook om het overzicht te behouden over de financiën van je bedrijf en in het geval van een eenmanszaak indirect op je eigen financiën. Daarbij helpt het je om op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen. Zonder deze heldere administratie met complete en correcte verkopen en uitgaven kunnen wij je btw-aangiftes niet invullen. 

Daarnaast is het voor ons zeer lastig om zonder een overzichtelijke administratie namens jou aanspraak te maken op voordelige regelingen, zoals de kleineondernemersregeling (KOR) voor de btw en ook enkele ondernemersvoordelen ten tijde van de inkomstenbelasting.

door Mari Laatste update: 27 Apr, 2019