Hoe voer ik terugkerende uitgaven als abonnements-, verzekering- en bankkosten in?
Over het algemeen moet je van alle zakelijk kosten een bon of factuur hebben als bewijs richting de Belastingdienst. Toch zijn er een aantal uitzonderingen. Terugkerende kosten zijn uitgaven die elke periode (week/maand/kwartaal/jaar) precies hetzelfde zijn en waarvan je (vaak) geen factuur ontvangt. Denk hierbij aan cloudkosten of bankkosten. Die we hieronder omschrijven.
Hoe je terugkerende kosten in het systeem verwerkt is afhankelijk van je abonnement:
- Plus abonnement | eenmalig invoeren: terugkerende uitgave eenmalig in systeem zetten en als terugkerend aanvinken
- Zodra wij een uitgave voor je toegevoegd hebben, kan je deze zelf als terugkerend aanvinken onder Geavanceerde instellingen
- Basis abonnement | als individuele uitgave verwerken: iedere afschrijving opnieuw als uitgave verwerken
Risicobeperking
Nadat je de kosten aan hebt gemerkt als terugkerend, worden elke maand de kosten automatisch geboekt in je uitgaven. Hier zit dan geen bewijsstuk bij elke maand. Om te voorkomen dat je bij een mogelijke controle achteraf veel bonnen/bankafschriften moet zoeken, houden we het risico graag beperkt. Met deze reden hanteren we een streefbedrag van rond de €10,- maximaal per terugkerende uitgave. Ook willen we graag elk jaar in ieder geval 1x een factuur (of bankafschrift) in je administratie hebben staan. Maak de terugkerende kosten dus nooit langer terugkerend dan voor maximaal 1 jaar.
Abonnementen
Kosten die als een abonnement worden afgeschreven kan je gewoon boeken bij Uitgaven. Lees hier hoe je een zakelijke uitgave invoert. Hiervoor kan je bijvoorbeeld het afschrift als bewijsje uploaden.
Mochten het terugkerende afschrijvingen zijn van hetzelfde contract met dezelfde kosten dan hoef je niet iedere keer een bewijs te uploaden.
Bankkosten
Aan het eind van het jaar lever je ons een jaaroverzicht van je zakelijke bankrekening aan. Om te zorgen dat ook je bankkosten meegenomen worden kan je er voor kiezen om aan het eind van het boekjaar voor je Q4 administratie ook je bankkosten in te voeren.
Verzekering
Ook voor een beroepsaansprakelijkheidsverzekering, een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering of een inboedelverzekering krijg je niet altijd een factuur, vaak wel een polis blad waar het jaarbedrag op staat. Voeg deze polis toe in je uitgaven dan nemen we die kosten in een keer mee per jaar. Let er wel op dat hier vaak geen btw op zit.