Ga je op zakenreis of workation? Check wat de regels zijn.
Soort reis
1. Zakenreis | strict zakelijk
Als je direct aantoonbaar moet reizen voor je werk dan zijn deze kosten aftrekbaar, zonder drempel.
Reis- en verblijfskosten zijn volgens de belastingdienst wel ‘gemengde kosten’ en zijn beperkt aftrekbaar. Stel, je gaat voor een activiteit of opdracht(gever) naar het buitenland, dan kun je de vliegtickets en hotel overnachtigen die je voor dat je zakelijk bezoek hebt, beperkt opvoeren. Dat betekent dat we aan het eind van het jaar een privé correctie voor je moeten doen.
Deze beperkingen verschillen voor de omzetbelasting en inkomstenbelasting.
2. Workation | deels zakelijk
Is de reis ter inspiratie en/of heeft het geen direct zakelijk doel dat in het buitenland gediend moet worden? Met andere woorden, hoef je er niet heen? Dan is het belangrijk om te kijken in hoeverre de kosten voor zo’n workation zakelijk aftrekbaar zijn voor de Belastingdienst. Tijdens een workation werk je aan je bedrijf. Dit doe je door met klanten te spreken, inspiratie op te doen of deels een opdracht uit te voeren. Een georganiseerde trip om de focus terug te krijgen, plannen te maken of aan je marketing uitingen te werken kan ook. Zo combineer je in een workation deze zakelijke activiteiten met vakantie.
Wel moet het voor 50% een zakelijke karakter hebben om als workation gezien te worden. Daarnaast heb je een drempel van kosten die je minimaal moet halen. Natuurlijk zijn alleen de kosten die je maakt voor het zakelijke deel van de reis zakelijk aftrekbaar. Een workation wordt meestal gezien als kostenpost ‘representatie' of 'studiekosten’. Voor deze categorie geldt een drempelbedrag. Dit percentage pas je ook toe voor algemene kosten.
3. Reguliere activiteiten in het buitenland uitvoeren
Je werkzaamheden in het buitenland uitvoeren en kosten als zakelijk opvoeren mag alleen als je aannemelijk kunt maken dat je voor het uitvoeren van deze reguliere werkzaamheden op locatie moest zijn. Dus maak jij videoreportages dan is het aannemelijk dat je daarvoor nog wel eens naar locatie moet.
Maar reis- en verblijfskosten opvoeren omdat je je administratie lekkerder bijhoudt, op een strand in het buitenland met een cocktail in je hand, zijn niet op te voeren als zakelijke kosten... :)
Hoe toon je het zakelijke karakter van een reis aan?
Als je bij de Belastingdienst wilt aantonen dat het om een (gedeeltelijk) zakelijke reis gaat, moet je zoveel als mogelijk bewijs vast leggen en bewaren. Denk hierbij aan zakelijke e-mails, afspraken of notulen. Denk bijvoorbeeld aan de mail of het berichtje waarin je een afspraak maakt bij het restaurant waar jij foto’s gaat maken.
Natuurlijk moet je altijd alle betaalbewijzen bewaren, dus je facturen, bonnetjes en tickets.
Uitgaven verwerken in The Bookie Webapp
Plus | wij voeren je uitgaven voor je in
Jij stuurt de bonnen en facturen van je uitgaven door naar je Bookie Inbox. Aangezien ons Armeens, Chinees en ook andere talen die jij misschien wel spreekt, vaak een beetje roestig zijn, vragen we je op toelichting op de bon te zetten. Dus: wat is het?
Zo hoeven wij niet 3 uur te puzzelen op een handgeschreven taxi bon.
Basis | je verwerkt je eigen uitgaven
De bovenstaande uitleg vragen we je ook te geven als je bonnen invoert.
De categorie die je mag gebruiken, is "reis- en verblijfkosten 80%". Jij voert 100% van de kosten in, en aan het eind van het jaar zorgen wij dat 80% wordt afgetrokken van je belastbare winst. Als je noteert dat je de kosten maakt voor een activiteit of opdracht(gever) naar het buitenland (bijvoorbeeld een congress), dan komt het goed.
Hoe zit het dan met de BTW op deze onkosten?
Houd met de volgende 2 dingen rekening:
- Er zit geen btw op vliegtickets
- Er zit buitenlandse btw op je hotelovernachtingen, deze mag je ook niet aftrekken. We verwerken dus het hele bedrag inclusief btw en zetten de btw op 0%.