Factuur | Onkosten doorberekenen

Hoe factureer ik onkosten door en werkt dit met de btw?

Soms maak je kosten voor een opdrachtgever of schiet je uitgaven zoals je reiskosten voor. Over het algemeen geldt dat je deze kosten mag door factureren. Zorg er voor dat je je afspraken goed vastlegt. Aangezien veel opdrachtnemers en opdrachtgevers hier fouten bij maken, leggen we hieronder uit hoe je deze inkomsten goed op je factuur vermeldt en ook als uitgaven registreert.

De stappen zijn als volgt:

1. Uitgaven zijn voor jou gewone zakelijke kosten: je voert de kosten in The Bookie Webapp inclusief de factuur of bon. Wij geven deze kosten op bij de omzetbelastingaangifte en vragen zodoende de betaalde btw terug (met eventuele privé correctie in achtneming).

2. De gemaakte kosten exclusief btw, kortom jouw onkosten, zet jij op je factuur aan je opdrachtgever. Dit behoort nu dus tot je omzet.

3. Over het totaal van je gefactureerde bedragen voor je diensten én onkosten bereken je het btw percentage dat geldt voor jouw dienstverlening (meestal: 21%).

Het kan dus zo zijn dat je 9% hebt betaald voor je reiskosten en deze met 21% doorfactureert aan je opdrachtgever. Je verkoopt immers geen treinreis (jij bent de NS niet), maar jezelf die met de trein naar de plek van de dienstverlening toekomt.

1. Uitgaven: (on)kosten opnemen

Nadat de kosten doorberekend zijn, moet je niet vergeten de gemaakte kosten op te nemen in je administratie. In tegenstelling tot een loondienstverband worden de doorberekende onkosten als omzet gezien en dien je dit ook te noteren als uitgave. Bij je uitgaven voeg je de oorspronkelijke bon of factuur toe mét het originele btw-percentage.

2. Inkomsten: onkosten op factuur

Als je onkosten doorberekent aan je opdrachtgever, dan vermeld je deze kosten op je factuur en valt het boekhoudkundig gezien onder 'omzet'.

Zodra jij gemaakte kosten doorfactureert, bereken je hetzelfde btw percentage zoals voor je dienstverlening. Lees hier hoe de Belastingdienst dat uitlegt. Om dat te kunnen doen, moet je eerst het bedrag exclusief btw. Je haalt zodoende het betaalde btw percentage eraf en verhoogt dat met het percentage dat je zelf hanteert voor je dienst. Het belastingpercentage op de hoofddienst op die factuur is leidend. In de meeste gevallen is dat 21% over de gemaakte kosten die je wilt doorberekenen. Reken jij normaal gesproken 9% of 0%? Dan reken je dat btw percentage dus ook over de doorberekende onkosten.

Voorbeeld

Stel, je moet reiskosten door factureren en hebt hiervoor geen vaste onkostenvergoeding afgesproken. Dan trek het btw percentage van treinreizen (9%) af van het betaalde bedrag.

Dat bedrag exclusief btw zet je op jouw factuur om vervolgens het btw percentage (0%, 9% of 21%, afhankelijk van de geleverde dienst) dat je zelf rekent ook over de reiskosten te rekenen.

Uitgebreide uitleg van de Belastingdienst

Factureerd je voor een combinatie van goederen én diensten? Dan kan het zijn dat hiervoor verschillende btw-tarieven gelden. Daarom moet je weten of je de combinatie van goederen en diensten mag behandelen als één goed of dienst. Hierbij geldt dat je diensten en leveringen van goederen niet kunstmatig mag splitsen of samenvoegen.

Lees hier hoe de Belastingdienst dit ziet.