In The Bookie Webapp zie je doorlopend de balans van je bedrijf én in je aangifte inkomstenbelasting vind je de verkorte jaarcijfers van je bedrijf inclusief de definitieve balans. 'Balans: lekker', hoor ik je denken. Maar wij weten net zo goed als jij dat de meeste ondernemers denken: wat the @#&^% is een balans? Daarom leggen we het je uit.
Op deze pagina:
Wat is een balans?
Wat is dan het nut van die balans?
Hoe lees ik een balans?
Activa, oftewel je bezittingen
Passiva, oftewel je schulden
Wat is een balans?
Een balans is een overzicht van bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van je bedrijf op een bepaald moment. Het meest voorkomende moment is 31 december van het jaar waarover je aangifte inkomstenbelasting doet. Zo vind je in de aangifte inkomstenbelasting over 2019 een balans per 31 december 2019.
Soms komt het voor (bijvoorbeeld bij de aanvraag van een hypotheek) dat je tussentijds cijfers moet maken. Dan moet je bijvoorbeeld een balans opmaken met als datum 30 september of 31 oktober. Maar in je aangifte kom je toch vooral de datum 31 december tegen.
Een balans wordt gemaakt aan de hand van de door jou aangeleverde boekhouding. Deze wordt meegestuurd met de aangifte inkomstenbelasting, omdat de belastingdienst vindt dat je dit moet delen als je ondernemer bent. Maar het is niet alleen een moetje, je kan er ook zeker nuttige informatie uit halen.
Wat is dan het nut van die balans?
Aan een balans kan je aflezen of je bedrijf gezond is. Als je meer bezittingen dan schulden hebt en dus een positief eigen vermogen, kan je er vanuit gaan dat je bedrijf gezond is. Op zich ook heel logisch dat je bedrijf gezond is, als je meer hebt dan moet geven of betalen. Als je meer schulden hebt dan bezittingen, moet je geld bijstorten (of nog veel erger: geld lenen!) om je rekeningen te kunnen betalen.
Maar het is niet altijd zo dat een positief eigen vermogen betekent dat je bedrijf gezond is.
Een voorbeeld:
Activa
Auto € 50.000
Debiteuren € 1.000
Liquide middelen € 500
Totale activa € 51.500
Passiva
Ondernemingsvermogen € 40.000
Crediteuren € 9.000
Omzetbelasting € 2.500
Totale passiva € 51.500
In dit voorbeeld heb je wel een eigen vermogen van € 40.000, maar toch kan je je crediteuren en je omzetbelasting niet te betalen: zelfs niet als je debiteuren (aan wie jij een factuur gestuurd hebt) die factuur aan je betalen. Op dat moment heb je maar € 1.500 op de bank om € 11.500 aan leveranciers én btw te betalen. In deze situatie moet je dus geld van je privé bankrekeningen over maken of geld lenen om aan je verplichtingen te voldoen (of nog veel erger! Bijvoorbeeld je Tesla verkopen en een Volkswagen Beetle uit de jaren 90 ervoor terug kopen. No offense voor Volkswagen Beetles trouwens… maar de jaren ‘90 waren niet altijd even modieus).
Hoe lees ik een balans?
Een balans bestaat uit twee kanten: een activazijde en een passivazijde.
Aan de linkerkant vind je de activazijde. Daar staan je bezittingen (bijvoorbeeld geld en machines). Aan de rechterkant vind je de passivazijde. Daar staat het vermogen waarmee je aan deze activa bent gekomen. Dat vermogen kan eigen vermogen zijn (je eigen inbreng uit privé) of vreemd vermogen (leningen of bedragen die je nog aan leveranciers of de belastingdienst moet betalen).
Op beide kanten staan verschillende posten die ik hieronder makkelijk uitleg. Maar voor veel van onze klanten zijn alleen de materiële vaste activa, debiteuren, crediteuren, omzetbelasting, eigen vermogen en liquide middelen van toepassing. Met andere woorden, de rest kan je skippen of wegstoppen in een hoekje van je geheugen waar je nooit komt.
Activa
Vaste activa
Immateriële vaste activa
Dit is een dure term voor dure bezittingen (meer dan € 450) die je meerdere jaren gebruikt, maar niet fysiek tastbaar zijn (vandaar de naam ‘immaterieel’). Een bekend voorbeeld is goodwill. Als je ooit een bedrijf hebt overgenomen en je hebt er meer voor betaald dat het bedrijf op papier waard was, dan is het meerdere wat je betaald hebt goodwill. Omdat je deze goodwill niet fysiek kunt aanraken (het is een soort gebakken lucht), wordt dit gezien als een betaling voor immateriële vaste activa. Dit bedrag komt dan op de balans en wordt in 10 jaar afgeschreven. Deze afschrijving is weer aftrekbaar, je resultaat wordt daardoor lager, waardoor je minder belasting betaalt.
Materiële vaste activa
Je raadt het al: dit zijn duurdere bezittingen (meer dan € 450) die meerdere jaren meegaan, maar wél fysiek tastbaar zijn. Vandaar de naam ‘materieel’. Voorbeelden zijn een auto of een laptop. De bedragen die je hiervoor betaalt komen op de balans en worden vaak in 5 jaar afgeschreven. Ook deze afschrijving is aftrekbaar.
Financiële vaste activa
Ook hier gaat het weer om duurdere bezittingen die je hebt, maar deze zijn dan financieel van aard. Als je bijvoorbeeld een lening aan iemand verstrekt hebt, dan staat deze uitgave op de balans onder de financiële vaste activa. Als diegene dan het geld – gedeeltelijk – aan je terug betaalt, dan wordt het bedrag op de balans lager. De rente die je ontvangt komt boven op de winst en daar moet dus belasting over betaald worden. De aflossingen die je ontvangt zijn niet belast, want dit is geen vergoeding (=winst), maar een terugbetaling.
Vlottende activa
Voorraad
Dit zijn handelsgoederen of grondstoffen die je nog gaat gebruiken om te verkopen of om iets te produceren dat je gaat verkopen. Als je bijvoorbeeld een winkel hebt, dan heb je voor je producten een inkoopprijs betaald. Als je dit product nog niet verkocht hebt op 31 december, dan staat de inkoopprijs van dit product op je balans als voorraad.
Debiteuren
Dit zijn verkoopfacturen waarvan je de betaling nog niet ontvangen hebt, bijvoorbeeld omdat je een betaaltermijn hanteert van 14 of 30 dagen of omdat je een klant hebt die te laat betaalt. Als je op 28 december de factuur verstuurd hebt, maar je klant betaalt deze pas op 5 januari, dan staat de waarde van deze factuur (inclusief btw!) op de balans.
Borg
Als je een bedrijfsruimte, bijvoorbeeld een winkel of een atelier huurt, betaal je bij aanvang van de huur een borg. Dit bedrag krijg je – als het goed is – terug zodra je de huur beëindigd en staat daarom geactiveerd op de balans. Zodra je het geld hebt terugontvangen, verdwijnt deze van de balans.
Omzetbelasting
In januari doe je altijd aangifte omzetbelasting over het 4e kwartaal van afgelopen jaar. Als hieruit een teruggaaf volgt, dan ontvang je deze pas in het nieuwe jaar. Deze ontvangst staat daarom op de balans.
Overige vorderingen en overlopende activa
Dit kan je beschouwen als een restcategorie en omvat alles wat niet de andere categorieën valt. Stel dat jij in december een verzekering voor het volgende jaar vooruit betaalt, dan horen deze kosten niet in het jaar van betaling, maar in het volgende jaar. Daarom staat deze betaling in eerste instantie op de balans en komt deze pas in het jaar waarop de verzekering betrekking heeft ten laste van je resultaat.
Liquide middelen
Liquide middelen is simpel gezegd: geld! Dat wat je het liefste veel hebt als ondernemer. Dit kan dus geld op de bankrekening zijn, maar ook fysiek geld wat je in je kassalade of in je matras hebt zitten.
Passiva
Ondernemingsvermogen
Dit is wat je aan eigen vermogen hebt in de zaak. De makkelijkste som te onthouden is:
Activa - schulden = ondernemingsvermogen.
Het liefst heb je natuurlijk dat je ondernemingsvermogen positief is, dat betekent namelijk dat je meer bezittingen hebt dan schulden. Het kan echter voorkomen dat je ondernemingsvermogen negatief is, dan heb je meer schulden dan bezittingen. Dat kan als je bijvoorbeeld verlies draait of meer geld uit de zaak opneemt dan dat je winst maakt.
Je ondernemingsvermogen bestaat eigenlijk uit twee dingen:
-
Je opgebouwde winsten sinds de start van je onderneming; en
-
Vermogen dat je zelf in de zaak heb gebracht of er uit hebt gehaald aka privé geld.
Als je winst maakt, vergroot dit je vermogen. Deze post op de balans wordt dan groter. Ook als je geld in zaak stort vergroot dit je vermogen, je zakelijke banksaldo neemt namelijk toe. Als je echter geld uit de zaak opneemt (bijvoorbeeld om van te leven), verkleint dit je vermogen. Nou wil je natuurlijk altijd geld uit de zaak op nemen om van te leven, want je moet natuurlijk gewoon je kaas en je brood kunnen kopen. Maar om er voor te zorgen dat je vermogen positief blijft, moet je niet meer geld uit de zaak opnemen dan dat je winst maakt. Bij een negatief vermogen moet je namelijk uit privé geld bijstorten om je kosten en je schulden te kunnen betalen.
Fiscale oudedagsreserve (FOR)
Als je veel winst maakt, kan het aantrekkelijk zijn om FOR op te bouwen. Op papier reserveer je dan een bedrag (binnen de toegestane ruimte hiervoor) waarover je geen belasting betaalt. Deze reserve kun je later gebruiken om een pensioen aan te kopen. Over de uitkering van dit pensioen betaal je wel belasting, maar die heb je tijdens het opbouwen van dit potje altijd bespaard, vaak heb je zelfs de opbouw tegen een hoger tarief afgetrokken dan dat je er later belasting over betaalt. Dit geeft dus een voordeel in de portemonnee vandaag.
Als je ervoor kiest om een FOR op te bouwen is het handig om ervoor te zorgen dat je daadwerkelijk geld achter de hand hebt om dit pensioen ook aan te kunnen kopen. Neem dus niet al je geld op om naar de Bahama’s te gaan als je stopt met ondernemen als je oud bent, maar laat een deel staan ten hoogte van de FOR om het pensioen aan te kunnen kopen.
Langlopende schulden
Dit zijn schulden die je aan bent gegaan waar je langer dan een jaar over mag doen om het af te lossen. Voorbeelden zijn een hypotheek voor een bedrijfspand (die veelal in 30 jaar worden afgelost) of een leaseverplichting voor een auto (wat ook 4 a 5 jaar duurt voor het terug betaald is) of een geldlening van je ouders.
Kortlopende schulden
Dit zijn schulden die je aan bent gegaan waar je minder dan een jaar voor hebt om het af te lossen. Voorbeelden zijn Crediteuren, omzetbelasting, overige schulden en overlopende passiva.
Crediteuren
Dit is vergelijkbaar met debiteuren, alleen zijn dit dan inkoopfacturen die jij nog moet betalen, maar nog niet betaald hebt op 31 december. Omdat je deze pas in het nieuwe jaar betaalt, staat deze als kortlopende schuld op de balans. (daarbij: kortlopend suggereert dat de schuld die er staat binnen een jaar wordt betaald).
Omzetbelasting
Hiervoor geldt hetzelfde als omzetbelasting die aan de activazijde staat. Als er over het 4e kwartaal aangifte wordt gedaan en hieruit volgt een te betalen bedrag, wordt deze pas in januari van het nieuwe jaar betaald. Daarom staat deze als kortlopende schuld op de balans.
Overige schulden en overlopende passiva
Dit is een restcategorie voor alles wat niet in de voorgaande categorieën past. Als je bijvoorbeeld in januari van het volgende jaar een factuur krijgt van iemand die jij hebt ingehuurd voor een klus waar je hebt samengewerkt voor werkzaamheden die in december gedaan zijn, dan mag je deze kosten nog meenemen in het jaar waarin die werkzaamheden gedaan zijn. Omdat de factuur nog niet in het jaar zelf ontvangen is, valt deze onder de overige schulden (in de aangifte inkomstenbelasting zullen wij dit verduidelijken door deze post ‘Nog te betalen kosten’ te noemen).